Archiviazione elettronica dei documenti

L'archiviazione elettronica dei documenti non è un'operazione molto differente da quella che viene comunemente chiamata digitalizzazione dei documenti. In entrambi i casi si tratta infatti di un'operazione che vuole trasformare i documenti in formato cartaceo in file digitali da archiviare poi direttamente su computer, cd o altre  tipologie di memorie.

La differenza fondamentale tra queste due tipologie di operazioni consiste sostanzialmente nel fatto che la digitalizzazione di un documento deve essere considerata un'operazione meno raffinata, se possiamo utilizzare un termine di questa tipologia. La digitalizzazione prevede infatti la scansione del documento che deve poi essere controllato manualmente da una persona incaricata. L'archiviazione elettronica prevede invece l'utilizzo di appositi software che rendono questa operazione senza dubbio molto più semplice, veloce e soprattutto efficiente.

La scansione viene effettuata per immagini laddove il documento non prevede testo scritto e in questo caso si procede poi come per la digitalizzazione con il semplice salvataggio dell'immagine e la sua archiviazione. Quando invece il documento prevede del testo scritto la scansione viene effettuata attraverso un ocr - optical character recognition ossia il riconoscimento ottico dei caratteri. La scansione trasforma in modo immediato quindi il documento in un file di testo che può essere utilizzato su un qualsiasi editor di testo. I file di testo possono eventualmente anche essere controllati se si vuole la certezza che i documenti siano perfetti ed poi è possibile passare alla fase di archiviazione vera e propria.

Ovviamente la buona riuscita dell'operazione dipende anche dallo stato dei documenti in formato cartaceo di cui siamo in possesso. Più un documento in formato cartaceo è in ottimo stato migliore sarà quindi la sua archiviazione e ovviamente migliore è la stampa del documento, maggiore cioè è la sua leggibilità, migliore sarà appunto la sua scansione. Risulta quindi ovvio che le correzioni non saranno necessarie quando si tratta di documenti conservati ottimamente mentre nel caso di documenti mal conservati oppure di documenti piuttosto vecchi è possibile che qualche correzione si renda necessaria.

Dobbiamo ricordare che oggi come oggi è anche possibile usufruire di questo servizio direttamente online. Le aziende cioè possono fare riferimento anziché a ditte fisiche a ditte che lavorano solo sul web. Ovviamente ciò significa che l'azienda deve provvedere ad una scansione preliminare dei documenti che devono essere poi inviati alla dita via web. A quel punto la ditta provvede ad una professionale revisione di tutta la documentazione e alla sua archiviazione. si tratta di una scelta consigliabile per le aziende che hanno già messo in atto la digitalizzazione dei documenti, per le aziende che vogliono risparmiare denaro, per quelle che vogliono risparmiare tempo e per quelle che pretendono che ogni documento venga passato al vaglio.