Call center per aziende

Quando le aziende sono di piccole dimensioni la segretaria può occuparsi senza grandi difficoltà anche di rispondere alle incessanti domande dei clienti, di fornire informazioni sia via telefono che via mail e di risolvere varie tipologie di problemi supportata magari direttamente anche dal direttore dell'azienda o da altri collaboratori interni. Una situazione di questa tipologia diventa però del tutto insostenibile quando non si tratta più di una piccola azienda bensì di un'azienda di grandi dimensioni con un numero di clienti di per sé già molto elevato e destinato a crescere giorno dopo giorno, clienti che ogni giorno chiamano per richiedere informazioni e porre le loro domande. In questi casi è necessario attivare un numero verde o comunque un numero clienti a cui tutti possano fare riferimento, un numero ovviamente collegato non più ad una sola persona bensì ad un vero e proprio call center.

Il numero di telefono chiamato in realtà è connesso quindi ad un ufficio in cui lavorano contemporaneamente decide e decine di persone in numero variabile a seconda delle esigenze dell'azienda e della sua grandezza, persone che hanno tutte quante la stessa mansione ossia quella di rispondere in modo cordiale ed esaustivo alle domande dei clienti.

Gli operatori dei call center non vengono assunti direttamente dall'azienda. L'azienda fa riferimento infatti ad un'agenzia che cerca poi i suoi collaboratori, solitamente scelti tra le fasce più giovani della popolazione, e crea un call center appunto. Prima di iniziare a lavorare tutti gli operatori di quello specifico call center vengono formati in modo che sappiano tutto riguardo all'azienda per cui devono lavorare. Devono infatti conoscere l'azienda in modo dettagliato, devono sapere quali informazioni dare per ogni possibile domanda, devono sapere dove andare a cercare le informazioni che non conoscono e devono saper risolvere eventuali problemi.
 
Ovviamente non tutti i call center sono uguali. Ci sono call center prettamente informativi dove tutti gli operatori hanno la stessa identica mansione, la mansione che abbiamo appena avuto modo di descrivere. Ci sono però anche call center che necessitano di operatori preparati a risolvere problemi tecnici più complessi come ad esempio i call center delle compagnie telefoniche o dei produttori di computer e simili. In questo caso quindi l'operatore del call center non è più un semplice operatore telefonico ma spesso è anche un informatico o comunque una persona specializzata in quel determinato campo, una persona che è in grado di offrire una valida assistenza telefonica e un valido supporto tecnico quanto meno per i problemi più diffusi che possono sorgere.

L'attivazione di un call center può poi essere richiesta anche soltanto per fissare appuntamenti, mansione solitamente lasciata alle segretarie dell'azienda che però non possono occuparsene da sole quando le telefonate e gli appuntamenti diventano davvero molti. In questi casi ovviamente il personale che viene offerto conosce a fondo le mansioni di segreteria e possiede anche ottime doti organizzative.