Digitalizzazione documenti

Un tempo le aziende lavoravano solo ed esclusivamente con i documenti in formato cartaceo. Oggi la situazione è però radicalmente cambiata e accanto ai documenti in formato cartaceo sono nati anche i documenti digitali. Le aziende più moderne lavorano solo ed eslcusivamente con documenti digitali, documenti che possono quindi essere archiviati direttamente nella memoria del computer aziendale e che possono essere salvati poi su dischetti o altre tipologie di memorie in modo da evitare lo spreco di carta e da ottimizzare anche nel miglior modo possibile gli spazi di cui l'azienda è in possesso. Non avere chili di documenti in formato cartaceo significa non solo salvaguardare infatti le foreste ma significa anche non dover essere in possesso di una stanza da adibire ad archivio.

Le aziende però sono state in grado di arrivare ad utilizzare la documentazioni in formato digitale solo negli ultimi tempi e ciò significa che la documentazione relativa agli anni precedenti è ancora in formato cartaceo. Tutta questa documentazione deve necessariamente essere digitalizzata, essere cioè trasformata in file digitali da inserire direttamente nel computer aziendale. Anche altre tipologie di documenti possono avere la necessità di essere digitalizzati. Stiamo parlando di tutti quei documenti che la nostra burocrazia odierna vuole anche in formato cartaceo e che però è sempre consigliabile digitalizzare per tempo in modo da non trovarsi a dover effettuare questa operazione tra anni e anni.

Ecco allora che le aziende che hanno queste necessità possono fare riferimento a ditte che si occupano di digitalizzazione di documenti. La digitalizzazione dei documenti prevede una fase iniziale di scannerizzazione dei documenti appositamente preparati. I dati di referenza all'immagine vengono registrati in modo che nulla vada perduto e in seguito si passa al controllo del documento, alla sua qualità e alla sua leggibilità. A questo punto non resta che ricomporre i documenti ed inserirli in archivio opportunamente catalogati. Ovviamente i criteri per la catalogazione dei documenti devono essere considerati preliminarmente con l'azienda che ne ha fatto richiesta così come le modalità di accesso ai documenti. È infatti possibile richiedere l'inserimento dei documenti in un archivio che può poi essere consultato via web oppure in un archivio che può essere consultato solo attraverso i computer dell'azienda ma è anche possibile richiedere semplicemente il salvataggio su cd.

La digitalizzazione dei documenti viene solitamente effettuata a distanza ma nulla vieta ovviamente che sia anche possibile richiedere la presenza di personale apposito da inserire in azienda. Alcune aziende possono richiedere alle ditte che effettuano questa tipologia di lavori di avere in azienda per un periodo di tempo limitato del personale ma possono anche decidere di assumere una persona che si occupi solo della digitalizzazione dei documenti magari a tempo determinato.