Hostess per convegni

Le agenzie di organizzazione degli eventi possono contare su una valida rete di hostess e steward da poter poi utilizzare per i convegni e per qualsiasi altro evento in cui sia necessario del personale qualificato e professionale. Ogni agenzia solitamente possiede un numeroso gruppo di hostess e steward nella città in cui lavora, figure professionali da inserire quindi negli eventi cittadini e in tutta la regione, ma possiede anche una serie di collaboratori occasionali sparsi in tutta la nazione nel caso in cui dovesse organizzare un evento fuori sede.

Le hostess e gli steward che le agenzie di organizzazione degli eventi offrono sono persone altamente qualificate che vengono inizialmente sottoposte ad un corso di formazione ma a cui vengono offerti di volta in volta anche numerosi corsi di aggiornamento gratuiti che permettono loro di poter sempre lavorare al massimo dell'efficienza e di saper utilizzare al meglio anche tutti i più innovativi strumenti.

Di cosa si occupano nello specifico però le hostess e gli steward? Gli hostess e gli steward si occupano innanzitutto di ricevere tutte le persone che partecipano al convengo e di offrire loro tutte le informazioni necessarie sul convegno stesso ma anche sui trasferimenti, sul catering e su eventuali eventi collaterali. Le hostess e gli steward devono infatti essere preventivamente informati su ogni possibile dettaglio riguardo all'evento in modo che possano rispondere in modo sicuro ad ogni possibile domanda rendendo così l'atmosfera ancora più professionale.

Per ricevere nel modo adeguato tutte le persone presenti al convegno è ovvio che hostess e steward devono anche essere particolarmente curati nel loro aspetto estetico. Le agenzie di organizzazione di eventi cercano infatti di offrire delle divise che siano quanto più eleganti e curate nei dettagli ma ammoniscono anche tutta la loro rete di collaboratori affinché di presentino in ottimo stato e in perfetto ordine con i capelli e la barba sempre in ordine, le mani curate e l'assenza di piercing, orecchini e tatuaggi visibili dalla divisa. 

Le hostess e gli steward affiancano anche l'ufficio stampa nella registrazione dei giornalisti e negli accrediti stampa ma il loro compito più importante è sicuramente quello dell'assistenza in sala.

Oltre a ricevere le persone all'ingresso alcuni hostess e steward devono infatti essere presenti anche all'interno della sala convegni per offrire un supporto a tutti, sia alle persone che seguono il convegno che a tutti i relatori. Devono essere in grado di intervenire in ogni momento anche solo perché si brucia una lampadina o non funziona il microfono o perché uno dei relatori ha bisogno di una bottiglietta di acqua.

Alcune agenzie prevedono inoltre che le hostess e gli steward si occupino anche dei trasferimenti e di eventuali tour guidati alla città da offrire a titolo gratuito ai giornalisti  e ai relatori.