Organizzazione convegni

Sono davvero molte le aziende che hanno la necessità di organizzare periodicamente dei convegni. Sia che si tratti di convegni di piccola portata chiusi solo ad un gruppo specifico di persone e a cui si può accedere su invito sia che si tratti invece di grandi convegni di dominio pubblico le aziende spesso non sono in possesso degli strumenti necessari per riuscire in questa impresa. Al di là di quello che si potrebbe pensare infatti un convegno non può dirsi ben riuscito solo se sono presenti dei relatori eccellenti e solo se vengono presentati contenuti davvero innovativi, sono davvero molti altri gli elementi che devono essere presi in considerazione per poter parlare di un convegno perfetto.

Per realizzare un convegno perfetto quindi le aziende devono necessariamente affidarsi a delle agenzie di organizzazione degli eventi. Le aziende possono scegliere l'agenzia in modo del tutto autonomo oppure possono affidarsi alle agenzie con cui determinate location collaborano abitualmente potendo così usufruire anche di condizioni economiche agevolate. Sono soprattutto le sale convegni o i palazzi dei congressi cittadini ad offrire questo tipo di servizi così come tutti gli alberghi che sono in possesso di sale per meeting, riunioni e appunto convegni.

Di cosa si occupano nello specifico le agenzie di organizzazione di eventi quando devono organizzare un convegno? Le agenzie seguono l'organizzazione del convegno dalla fase di preparazione sino al post convegno curando ogni minimo dettaglio.

Le agenzie infatti lavorano a stretto contatto con l'azienda per realizzare innanzitutto una veste grafica ideale per la pubblicità e la comunicazione del convengo nonché un logotipo che lo rappresenti e che possa rimanere impresso quanto più possibile nella mente di tutti i partecipanti. Le agenzie poi, sulla base di queste realizzazioni grafiche, creano una brochure con il programma del convegno, le locandine e i cartelloni pubblicitari e provvedono ovviamente loro stessi ad affiggerli nei luoghi concordati con l'azienda e nei luoghi strategici della città.

Le agenzie poi realizzano anche gli inviti sia in formato cartaceo che in formato digitale e provvedono ad inviarli alla lista degli indirizzi e alla mailing list fornita dall'azienda. Le agenzie però aggiungono ulteriori indirizzi a queste liste in modo che la comunicazione dell'evento sia quanto più capillare possibile. Solitamente sfruttano inoltre il web per lasciare dei veri e propri comunicati stampa di libera consultazione.

Ovviamente l'agenzia provvede anche a realizzare eventuali cartelle stampa per gli operatori giornalistici che presenzieranno al convegno con tutti gli accrediti stampa relativi. Contestualmente l'agenzia provvede anche a chiamare un catering per la preparazione della pausa caffè, di un buffet di benvenuto, di un pranzo o simili.

Tutte queste operazioni sono preliminari al convengo vero e proprio, ne sono solo la parte strettamente organizzativa. Per la buona riuscita del convegno però l'agenzia deve provvedere anche ad offrire all'azienda svariati altri servizi.

Tra i servizi più richiesti troviamo sicuramente il servizio di hostess e steward, un gruppo professionale di giovani che hanno il compito di ricevere i partecipanti al convegno ma anche di offrire assistenza durante tutta la sua durata. Le agenzie offrono poi un servizio di interpretariato laddove necessario, servizi di transfer per i partecipanti al convegno e l'eventuale prenotazione di alberghi per i relatori.

Le agenzie offrono anche un servizio a chiusura del convegno. Quando il convegno è concluso infatti l'agenzia provvedere a raccogliere tutte le relazioni che sono state trattate durante il convegno e tutti gli altri materiali eventualmente prodotti, a renderli migliori da un punto di vista grafico e a diffonderli. Ovviamente però le agenzie devono prima provvedere ad inviare una bozza a tutti i relatori, bozza che deve essere accettata prima di poter essere inviata i stampa.