Ufficio virtuale

Ci sono aziende che per i motivi più disparati non possiedono un ufficio vero e proprio. Ci sono aziende, giusto per fare un esempio soltanto, che sono in realtà costituite da liberi professionisti che si trovano costretti ad essere sempre in giro per lavoro e che quindi non possiedono una sede vera e propria e quindi ovviamente neanche una segreteria. Le aziende di questa tipologia sono in continuo aumento visto che i lavori odierni sono sempre più incentrati sullo stare fuori a contatto con i clienti per tutta la giornata.

Le aziende di questa tipologia possono ovviamente decidere di non avvalersi affatto di un ufficio. Se i dipendenti dell'azienda sono in grado infatti di sbrigare non solo il loro lavoro quotidiano ma anche le pratiche burocratiche e di segreteria non c'è affatto bisogno di avere alcun tipo di postazione. Spesso però i dipendenti di un' azienda di questa tipologia sono oberati di lavoro e anche solo rispondere al telefono può essere un vero e proprio problema. Ecco che entrano in gioco allora le ditte che offrono uffici virtuali. Cerchiamo di capire che cosa offrono le ditte di questa tipologia.

Le ditte di uffici virtuali hanno una sede abbastanza grande presso cui lavorano vari dipendenti professionali che da sempre lavorano nell'ambiente delle segreterie. Le ditte aprono per l'azienda un numero di telefono al quale risponderà uno dei dipendenti dell'ufficio virtuale. In questo modo l'azienda continua a lavorare nello stesso identico modo di prima ma con la certezza che una segretaria risponde alle chiamate, prende messaggi ed inoltra comunicazioni. Di solito queste segretarie virtuali si occupano anche di fax e di posta elettronica e di tutte quelle attività che solitamente vengono svolte da una normale segreteria.

Il cliente che chiama il numero dell'azienda non si rende neanche conto che sta parlando con un ufficio virtuale e questo ovviamente significa far crescere la professionalità dell'azienda e i servizi che è in grado di offrire ad ogni cliente. Gli operatori che rispondono a nome di un'azienda vengono infatti informati dall'azienda stessa non solo della tipologia di messaggi che devono dare ma anche di tutti i servizi e i prodotti offerti in modo che si tratti davvero di un servizio professionale e non di un servizio improvvisato.

Presso la sede della ditta sono anche presenti solitamente sale riunioni e meeting in modo da offrire alle aziende di questa tipologia anche la possibilità di avere dei luoghi curati nei minimi dettagli in cui organizzare vari eventi. Possono poi essere disponibili anche postazioni coworking per le esigenze di lavoro che non necessitano di privacy oppure uffici a ore o a giornata ideali invece per le operazioni lavorative un po' più delicati.

Dobbiamo infine ricordare che le ditte più moderne ed innovative offrono anche la possibilità di essere sempre collegati con il proprio ufficio virtuale attraverso un apposito sito internet per avere sempre sotto controllo la propria situazione lavorativa in ogni momento e in ogni luogo.